FAQ Digitalisierung der Bewilligungsverfahren der Regierungsstatthalterämter

Aktuell werden die Gesuche nach 180 Tagen automatisch gelöscht.

Ja, mittels BE-Login ist die gesuchstellende Person identifziert und eine gültige Mailadresse ist vorhanden.

Ja, dies ist sogar gewünscht. Es können jeweils mehrere Dateien zu den verlangten Themen eingereicht werden.

Dies erfolgt durch die zuständige Gemeinde.

Nein, mittels BE-Login ist die gesuchstellende Person identifiziert.

Ja, eine Internetverbidung wird zwingend benötigt.

Ja, die Siegelung wird durch die Anwesenden Personen signiert. Dies kann mittels Smartphone (Scannen QR Code) oder via Notebook des Siegelungsorgans (Stift auf Touchscreen) erfolgen.

Ja, dies ist sogar gewünscht. Es können jeweils mehrere Dateien zu den verlangten Themen eingereicht werden.

Ja, mittels BE-Login ist die gesuchstellende Person identifziert und eine gültige Mailadresse ist vorhanden.

Ja, dies ist sogar gewünscht. Es können jeweils mehrere Dateien zu den verlangten Themen eingereicht werden.

Ja, sofern dies bei der letzten Eingabe gespeichert wurde. Die entsprechende Anleitung ist hier zu finden: 

Anleitung Gesuche speichern und wiederverwenden

pdf / doc / docx / xls / xlsx / jpg / jpeg / png / msg / eml

Die Gemeinde wird über eine definierte Mail-Adresse über den Eingang eines neuen Gesuchs informiert.

Dies Gesuche werden nicht archiviert. Besteht von Seite Gemeinde eine Archivpflicht, kann das Gesuch als PDF exportiert werden und im entsprechend archiviert werden.

Das Gesuch und die Beilagen können exportiert werden.

Auf der History des entsprechenden Gesuchs. Klicken Sie dazu auf das "Uhr"-Symbol in der Übersichtsliste.

Durch Klicken auf das Mail-Symbol in der Übersichtsliste. Dabei wird ein Mail mit allen Beilagen im Anhang zum Download bereitgestellt.

Aktuell noch nicht, dies ist jedoch in Planung.

Es wird empfohlen, für alle Personen einen persönlichen Account zu erstellen. Dies vereinfacht bspw. die Nachverfolgung. Für die Information über den Eingang eines neuen Gesuchs kann aber eine allgemeine Email-Adresse hinterlegt werden.

Es kommt darauf an, wer archivierungspflichtig ist für die betreffenden Akten.

1. Wenn die Gemeinde archivierungspflichtig ist, muss sie die Archivierung nach ihrem Archivierungssystem ablegen (kann je nach Gemeinde variieren, Papier oder ev. elektronisch).
2. Wenn eine andere Behörde (oder gar keine) archivierungspflichtig ist, kann die Gemeinde die Papierunterlagen vernichten. Dazu gehören fast alle Dokumente, welche uns die Gemeinde bei der Siegelung einreicht.

Folgende Unterlagen gehören typischerweise in die erste Kategorie: Originaltestamente oder -erbverträge (und generell Unterlagen zur Testamentseröffnung), Willensvollstreckerzeugnisse oder Akten im Zusammenhang mit der Anordnung eines Erbschaftsinventars oder einer Erbschaftsverwaltung.

Pro Gemeinde werden alle Gesuchsarten für die Digitalisierung freigeschaltet. Die Gemeinde entscheidet dann selber, wann die Formulare digital eingereicht werden. Wir empfehlen, das zuständige Regierungsstatthalteramt entsprechend zu informieren.

Nein, diese müssen mit der aktuellen Version einzeln heruntergeladen werden. 

Ja, jeder QR Code identifiziert eine einzelne Unterschrift.

Bei den Beilagen zum Siegelungsprotokoll ergibt sich keine Änderung. Die Gemeinden werden gebeten, sämtliche Unterlagen, welche sie dem Siegelungsprotokoll bis anhin in Papierform beigelegt haben, inskünftig hochzuladen und via Übermittlungsplattform zuzustellen. Für diejenigen Gemeinden, welche Steuerunterlagen beigelegt haben, gehören auch diese dazu, zumal sie insbesondere für die Notariate sehr hilfreich sind.

Gemäss Anhang 1 Ziff. 11.5 ArchDV Gemeinden ist die Siegelungskontrolle 10 Jahre ab dem letzten Eintrag durch die Gemeinde aufzubewahren. Diese ist in gewohnter Weise weiterzuführen. Wir empfehlen aber, zu prüfen, ob darin verzeichnet werden kann, welche Verfahren elektronisch geführt werden und welche in Papierform bzw. den Stichtag zu vermerken, wenn ab einem solchen alle Verfahren elektronisch geführt werden.

Bezüglich Siegelungsprotokolle ist es bereits heute so ― und ändert sich nicht ―, dass die Gemeinden sie dem Regierungsstatthalteramt übergeben und dieses für die weitere Aufbewahrung ― welche in der Praxis durch die Steuerverwaltung oder den Inventarnotar erfolgt ― besorgt ist. Die Gemeinden haben hier also weder bisher noch inskünftig Aufbewahrungsaufgaben. Für die übrigen Erbschaftsakten der Gemeinden gilt unverändert deren Aufbewahrungspflicht nach Anhang 1 Ziff. 4.9 ff. ArchDV Gemeinden.

ArchDV Gemeinden

Ja, mittels BE-Login ist die gesuchstellende Person identifziert und eine gültige Mailadresse ist vorhanden.

Ja, dies ist zwingend notwendig. Es muss zudem eine Organisation pro Gemeinde erstellt werden. Eine entsprechende Anleitung wird den Gemeinden vor der Einführung ausgehändigt.

Das BE-Login dient zur Identifikation des Gesuchssteller.

Dies erfolgt gem. der Anleitung auf der Seite https://www.belogin.directories.be.ch/cms/de/welcome.html