Cette page fournit les réponses aux questions fréquemment posées au sujet du projet de numérisation des procédures d'autorisation des préfectures.
Demandes
Actuellement, les demandes sont automatiquement supprimées après 180 jours.
Oui, la personne requérante est identifiée au moyen de BE-Login et une adresse électronique valable est disponible.
Oui, c'est même souhaité. Il est possible de remettre plusieurs fichiers concernant les différents thèmes à traiter.
C'est la commune compétente qui s'en charge.
Non, la personne requérante est identifiée au moyen de son compte BE-Login.
Oui, une connexion Internet est absolument nécessaire.
La mise sous scellés est signée par les personnes présentes, par l'intermédiaire d'un téléphone portable (numérisation d'un code QR) ou de l'ordinateur portable de l'organe de mise sous scellés (stylet sur écran tactile).
Oui, c'est même souhaité. Il est possible de remettre plusieurs fichiers concernant les différents thèmes à traiter.
Oui, la personne requérante est identifiée au moyen de BE-Login et une adresse électronique valable est disponible.
Oui, c'est même souhaité. Il est possible de remettre plusieurs fichiers concernant les différents thèmes à traiter.
Oui, pour autant que le document ait été enregistré la dernière fois. Lien vers la marche à suivre à ce sujet:
pdf / doc / docx / xls / xlsx / jpg / jpeg / png / msg / eml
Commune
La commune est informée de la réception d'une nouvelle demande par l'intermédiaire d'une adresse électronique définie.
Les demandes ne sont pas archivées. Si la commune prévoit une obligation d'archiver, la demande peut être exportée sous forme de fichier PDF puis archivée.
La demande et les annexes peuvent être exportées.
Dans l'historique de la demande. Cliquez sur le symbole de l'horloge dans la liste générale.
En cliquant sur le symbole du courriel (enveloppe) dans la liste générale. Un courriel auquel sont jointes toutes les annexes est alors créé.
Ce n'est pas encore possible, mais un tel processus est à l'étude.
Il vaut mieux que chaque personne dispose d'un compte individuel, ce qui permet de simplifier par exemple le suivi d'un cas. Une adresse électronique générale peut cependant être prévue lorsqu'il s'agit de savoir si une nouvelle demande a été envoyée.
Cela dépend de l’autorité qui est soumise à l’obligation d’archiver les pièces en question.
- Si c’est la commune, elle doit procéder à l’archivage en fonction du système prévu à cet effet (peut varier selon les communes, support papier ou év. forme numérique).
- Si c’est une autre autorité (ou aucune autorité), la commune peut alors détruire les dossiers sous forme papier. En font partie pratiquement tous les documents que la commune nous remet lors de la mise sous scellés.
Les documents suivants font clairement partie de la première catégorie: testaments ou pactes successoraux originaux (et, de manière générale, documents nécessaires à l’ouverture d’un testament), certificats d’exécuteur testamentaire ou actes en relation avec une décision ordonnant un inventaire successoral ou une administration de la succession.
Pour chaque commune, tous les types de demandes sont activés en vue de la numérisation. La commune décide ensuite de la date à laquelle les formulaires sont remis sous forme numérique. Nous recommandons d’informer la préfecture compétente à ce sujet.
Non, chacun d'entre eux doit être téléchargé individuellement dans sa version actuelle.
Oui, chaque code QR permet d'identifier une seule signature.
Il n’y a aucun changement en ce qui concerne les annexes au procès-verbal de scellés. Les communes sont priées de téléverser à l'avenir tous les documents qu’elles joignaient jusqu’à maintenant au procès-verbal sur support papier et de les transmettre par l’intermédiaire de la plateforme de transfert. Les communes qui annexaient des documents fiscaux doivent savoir que ceux-ci font aussi partie des pièces à remettre sous forme numérique, d’autant plus qu’ils sont très utiles aux études de notaires en particulier.
Conformément à l’annexe 1, chiffre 11.5 ODArch communes, la commune doit conserver le contrôle des scellés dix ans à partir de la dernière inscription. Cette règle doit être maintenue. Nous recommandons toutefois de vérifier s’il est possible d’indiquer quelles procédures sont gérées électroniquement et lesquelles le sont sur support papier, ou de mentionner la date de référence si toutes les procédures sont gérées électroniquement à partir d’une telle date.
S’agissant des procès-verbaux de scellés, à l’heure actuelle, les communes les transmettent déjà à la préfecture qui s’assure de leur conservation, ce qui, dans la pratique, relève de l’Intendance des impôts ou de la ou du notaire qui dresse l’inventaire. Rien ne change à cela. Les communes n’ont pas eu de responsabilité en matière de conservation jusqu’à présent et n’en auront pas non plus à l’avenir. L’obligation de conservation inscrite à l’annexe 1, chiffres 4.9 ss ODArch communes demeure valable pour les autres dossiers des communes qui concernent des successions.
BE-Login
Oui, la personne requérante est identifiée au moyen de BE-Login et une adresse électronique valable est disponible.
Oui, c'est impérativement nécessaire. En outre, chaque commune doit créer une organisation. Un guide à cet effet est remis aux communes avant l'introduction.
Un tel compte d'accès à la plateforme BE-Login sert à identifier la personne requérante.
Vous devez vous référer à la marche à suivre publiée sur le site suivant: https://www.belogin.directories.be.ch/cms/fr/welcome.html
Pour toute question concernant le projet de numérisation des procédures d'octroi d'autorisations des préfectures, veuillez envoyer un courriel à l'adresse suivante: